Automatisierung: KI-Dokumentation

Das KI-Tagebuch soll den Aufwand für tägliche Tagebucheinträge minimieren und gleichzeitig eine automatisierte Auswertung der Einträge ermöglichen. Es kombiniert Erinnerungsfunktionen, eine einfache Eingabe über verschiedene Geräte sowie eine KI-gestützte Analyse der Inhalte.

1.2 Ziele des Projekts

Automatisierung des Tagebuchprozesses.
Reduzierung des manuellen Aufwands durch Spracherkennung und automatisierte Textverarbeitung.
Strukturierung von Einträgen in eine priorisierte To-Do-Liste.
Speicherung und Archivierung der Einträge in Google Documents und OneNote.
Sicherstellung der Konsistenz durch Erinnerungen und Benachrichtigungen.

1.3 Funktionale Anforderungen

1.3.1 Erinnerungssystem

Zweimal täglich (alle 12 Stunden) wird eine WhatsApp-Erinnerung gesendet, die darauf hinweist, dass in fünf Minuten ein Tagebucheintrag hochgeladen werden soll.
Die Uhrzeiten sind vom Nutzer definierbar.

1.3.2 Tagebucheintragserstellung

Einträge können über folgende Methoden erstellt werden:

Tastatur (direkt in Google Documents).
Mikrofon (Spracherkennung mit automatisierter Transkription in Google Documents).
Die Eingabe ist über Handy oder Tablet möglich.

1.3.3 Automatische Verarbeitung durch KI

Zweimal täglich erfolgt ein automatisches Update via Make.com.
Das KI-Modell (z. B. Google Gemini) analysiert den Fließtext und extrahiert eine priorisierte To-Do-Liste.
Die To-Do-Liste wird in eine separate Archivdatei gespeichert.

1.3.4 Speicherung und Archivierung

Nach der Verarbeitung wird der ursprüngliche Tagebucheintrag in eine Google Documents-Archivdatei transferiert.
Gleichzeitig wird der verarbeitete Eintrag auch auf eine OneNote-Seite übertragen.

1.3.5 Fehlerbehandlung und leere Einträge

Falls kein Tagebucheintrag erstellt wurde, wird im Google Document der Platzhalter [empty_document] eingetragen.
Falls [empty_document] bei den automatisierten Verarbeitungszeiten im Dokument steht:
- Wird die Datei nicht verarbeitet.
- Eine WhatsApp-Benachrichtigung wird gesendet: „Es wurde kein Tagebucheintrag gemacht.“

1.4 Nicht-funktionale Anforderungen

Plattformübergreifende Nutzung: Das System soll auf Smartphones (Android/iOS), Tablets und PCs nutzbar sein.
Benutzerfreundlichkeit: Einfache Bedienung, intuitive Erinnerungen und nahtlose Integration in bestehende Apps (Google Docs, OneNote, WhatsApp).
Datenschutz und Sicherheit: Speicherung der Daten in verschlüsselten Google Documents und geschützten OneNote-Bereichen.
Automatisierung: Minimale manuelle Eingriffe erforderlich, außer für das Erstellen der Einträge.

1.5 Offene Fragen

Soll die KI auch eine Sentiment-Analyse des Tagebucheintrags durchführen?
Wird eine manuelle Korrekturmöglichkeit der To-Do-Liste benötigt?
Welche Alternativen zu WhatsApp könnten für die Erinnerung genutzt werden?
Wie lange sollen archivierte Einträge gespeichert bleiben?

2. Umsetzung

2.1 Technologieeinsatz

Google Docs: Zentraler Speicherort für die Tagebucheinträge, die sowohl per Spracheingabe als auch per Tastatur erstellt werden können.
OneNote: Archivierung der verarbeiteten Einträge zur strukturierten und langfristigen Dokumentation.
Make.com: Automatisierungstool zur Steuerung der Erinnerungen, Verarbeitung der Einträge und Integration der verschiedenen Cloud-Dienste.
Cloud-Technologien: Flexible Speicherung und Verarbeitung von Inhalten, die ortsunabhängig abgerufen und analysiert werden können.

2.2 Automatisierung mit Make.com

2.2.1 Erinnerungssystem

Zweimal täglich wird eine WhatsApp-Nachricht versendet, um den Nutzer daran zu erinnern, dass in fünf Minuten ein Tagebucheintrag hochgeladen wird.

2.2.2 Tagebucheintragserstellung

Nutzer können ihre Einträge per Tastatur oder Spracheingabe direkt in ein Google-Dokument erfassen.

2.2.3 KI-gestützte Verarbeitung

Alle 12 Stunden analysiert ein KI-Modul (z. B. Gemini) den Eintrag und generiert daraus eine priorisierte To-Do-Liste.

2.2.4 Archivierung

Die verarbeiteten Einträge werden sowohl in einer separaten Google Docs-Datei als auch in einer OneNote-Seite archiviert.

2.2.5 Leerstandserkennung

Falls kein Eintrag erstellt wurde, wird [empty_document] in Google Docs eingetragen.
Falls zu den festgelegten Zeiten kein neuer Eintrag vorliegt, wird eine WhatsApp-Benachrichtigung gesendet.

2.2.6 Anpassbare KI-Prompts

Die KI-Prompts sind in eigenen Google-Dokumenten hinterlegt, sodass sie unabhängig von Make.com angepasst und erweitert werden können.

2.3 KI-Tagebuch als Beispiel für eine KI gestützte Dokumentation

2.3.1 Praxisprojekt KI Tagebuch

Abbildung 2.3-1 zeigt das Make.com-Praxisprojekt des hier vorgestellten KI-Tagebuchs. Für die Umsetzung wurden verschiedene Knotenarten verwendet.

Der Workflow beginnt mit einem WhatsApp-Knoten, der den Prozess zweimal täglich automatisch startet. Anschließend sorgt ein Tool-Knoten für eine Verzögerung von fünf Minuten, damit der Benutzer nach der WhatsApp-Benachrichtigung „In fünf Minuten wird dein Tagebucheintrag verarbeitet“ noch Zeit hat, einen Eintrag zu erstellen.

Nach Ablauf der Wartezeit wird überprüft, ob im Google Document ein Tagebucheintrag vorhanden ist oder ob stattdessen der Platzhalter [empty_document] eingetragen wurde.

Falls kein Eintrag vorliegt, wird eine weitere WhatsApp-Nachricht gesendet, die den Benutzer darauf hinweist, dass kein Tagebucheintrag hinterlassen wurde.
Falls ein Eintrag vorhanden ist, wird dieser durch einen Leseknoten aus dem Google Document ausgelesen und an den Gemini-Knoten weitergeleitet.

Im Gemini-Knoten wird der Tagebucheintrag mittels Prompting analysiert und in eine To-Do-Liste umgewandelt. Diese wird anschließend:

Als eigene OneNote-Seite abgelegt.

In einem Google-Docs-Archiv gespeichert.

Abbildung 2.3-1 KI-Tagebuch in Make.com

3. Zukunftsperspektiven und Fazit

3.1 Erweiterungsmöglichkeiten

Trennung zwischen To-Do-Listen und Coaching: Die KI könnte gezielt zwischen reinen Aufgaben und persönlichem Coaching unterscheiden.
Unterscheidung zwischen Beruf und Privatleben: Separate Tagebuchbereiche für berufliche und private Themen könnten implementiert werden.
Langzeitanalysen zur Persönlichkeitsentwicklung: Mithilfe von Data Analytics könnte das System langfristige Trends in den Tagebucheinträgen erkennen und individuelle Entwicklungsempfehlungen geben.

3.2 Fazit

Das KI-Tagebuch ermöglicht einen nahtlosen und automatisierten Workflow für tägliche Tagebucheinträge. Es integriert Erinnerungen, Spracherkennung, KI-Analyse, automatisierte To-Do-Listen-Erstellung und Archivierung. Durch die Nutzung vorhandener Plattformen wie Google Documents und OneNote bleibt das System flexibel und leicht zugänglich.

Dieses Projekt zeigt, wie leistungsfähig moderne Cloud-Technologien und Automatisierungstools sein können, um alltägliche Prozesse zu optimieren und wertvolle Erkenntnisse zu generieren.